Jelaskan pengertian kearsipan menurut para ahli? Apa saja tujuan kearsipan yang dilakukan bagian pengarsipan? Nah, untuk menjawab pertanyaan diatas, kita akan membahasnya satu demi satu dan baca dengan cermat.
Kearsipan identik dengan pekerjaan administrasi. Kearsipan sangat diperlukan untuk menyusun, menata, merapikan arsip administratif sehingga lebih mudah saat proses pencariannya.
Tidak semua orang memiliki bakat administratif yang bagus. Sangat diperlukan ketelatenan dalam hal ini dan diperlukan pengetahuan khusus untuk melakukannya.
Kali ini kita akan kupas lebih jauh lagi mengenai pengertian kearsipan, jenis dan fungsinya dalam kehidupan sehari-hari.
Baca juga: Pengertian Arsip Menurut Para Ahli.
Pengertian arsip dan kearsipan
Arsip dan kearsipan adalah dua hal yang saling terkait satu dengan yang lain.
Arsip berarti setiap catatan tertulis, tercetak maupun ketikan yang dibentuk dalam bentuk huruf, gambar maupun angka yang tujuannya tidak lain adalah sebagai bahan atau informasi yang terekam yang ada di dalam kertas, kertas film, maupun dalam media komputer.
Secara praktisnya, arsip disebut dengan naskah yang dimiliki oleh lembaga dan badan pemerintah yang dibentuk dalam bentuk apapun, entah hanya satu saja atau dibentuk dalam bentuk file yang fungsinya adalah untuk operasional kegiatan pemerintah.
Arsip dalam bahasa Indonesia juga disebut dengan warkat atau file. Warkat atau file berarti wadah yang berisi bahan-bahan arsip yang diatur, disortir, dan diterbitkan secara sistematis, dan sekaligus berurutan yang berkaitan dengan barang-barang, personal, orang-orang, kertas-kertas tertulis, dan sebagainya.
Sedangkan pengertian kearsipan menurut para ahli adalah:
Soebroto
Pengertian kearsipan menurut Soebroto adalah penyelenggaraan administrasi maupun pelaksanaan kearsipan yang efektif melancarkan surat masuk dan surat keluar yang ada di dalam. Kearsipan berhubungan dengan pengurusan arsip baik itu arsip yang sifatnya statis maupun dinamis.
Dekdikbud
Pengertian kearsipan menurut dekdikbud adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk warkat atau file secara sistematis yang tujuannya adalah untuk mempermudah proses pencarian saat bahan tersebut diperlukan.
Wursanto
Pengertian kearsipan adalah kegiatan menambah warkat dalam lemari atau tempat penyimpanan secara tertib sesuai susunan dan tata cara sehingga jumlah pertumbuhannya dapat dikendalikan dan ketika diperlukan Anda dapat menemukannya mudah.
Adapun tujuan kearsipan adalah sebagai berikut:
- Agar bahan atau record yang ada di dalam file atau warkat tersebut lebih mudah ditemukan. Sering kali kita merasa kebingungan saat harus mencari record di file atau warkat tertentu lantaran penataannya yang tidak sistematis.
- Manfaat selanjutnya adalah untuk menjaga agar setiap record perusahaan tertata dengan baik, dalam tempat tertentu, di tata dalam kelompok tertentu sehingga memudahkan penggolongan.
- Jika sewaktu-waktu diperlukan, Anda akan mudah untuk mencari record dalam file atau warkat itu.
- Agar lebih menguntungkan, dan sekaligus lebih berkembang kearsipannya, akan lebih baik jika arsip tersebut kita letakkan dalam tertentu yang permanen. Tempatnya yang permanen ini akan membantu untuk mempermudah dalam proses pencarian sehingga lebih menghemat waktu.
Jenis Arsip
Setidaknya arsip dibagi menjadi lima, yaitu:
Arsip dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung baik itu dalam perencanaan pelaksanaan, maupun dalam penyelenggaraan kehidupan pada umumnya.
Arsip aktif
Adalah arsip yang digunakan secara berkelanjutan dan diperlukan secara terus menerus serta dipakai untuk penyelenggaraan administrasi.
Arsip inaktif
Adalah arsip yang frekuensi penggunaannya sudah turun.
Arsip statis
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipakai langsung baik untuk proses perencanaan dan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi negara secara “daily”.
Arsip duplikasi
Arsip duplikasi adalah arsip yang dari segi bentuk maupun isinya sama persis dengan arsip aslinya yang sudah ada.
Bagi Anda yang saat ini menekuni bidang ini, mempelajari seluk beluk kearsipan sangatlah perlu. Tidak hanya itu, Anda sangat disarankan untuk mengetahui bagaimana cara perawatan arsip yang baik yang dilakukan dengan cara mengatur ruangan yang digunakan.
Ruangan tersebut sebaiknya memenuhi standar penataan kearsipan dengan ventilasi udara yang mencukupi. Selain itu, jagalah kebersihan ruangan dengan cara membersihkannya setiap seminggu sekali dan arsip sebaiknya dijauhkan dari karat agar tetap dalam kondisi baik.
